Reuniões produtivas e objetivas com a técnica dos Seis Chapéus


Há algum tempo escrevi sobre como fazemos as reuniões de retrospectiva aqui na Myfreecomm. Comentando sobre o artigo, o Luis Faias Jr deixou a dica da técnica dos Seis Chapéus.

O método dos Seis Chapéus foi criado por Edward de Bono como uma ferramenta para tornar discussões em grupo mais eficazes. A idéia consiste em convergir o pensamento do grupo alinhando a visão e o humor das pessoas sob um mesmo aspecto.

Os resultados são fascinantes! A técnica simplesmente elimina o desperdício de energia das discussões retóricas. Incrivelmente, assuntos polêmicos ou com alto grau de incerteza conseguem ser analisados em tempo constante e sem o desgaste emocional muito comum em reuniões deste tipo.

A seguir, vou exemplificar cada chapéu e falar um pouco sobre como estamos aplicando a técnica. Para lembrar do propósitos de cada etapa, recomendo deixar este mapa mental visível para o grupo durante a reunião.

Chapéu Azul

Este é o chapéu de controle e processo. Toda reunião começa com este chapéu. Aqui definimos:

  • O assunto da reunião;
  • Por quanto tempo cada chapéu será usado. Temos usado intervalos de 10 minutos por chapéu;
  • A ordem dos chapéus. Para reuniões de retrospectiva recomendo a ordem: Azul, Vermelho, Branco, Amarelo, Preto e Verde;
  • Como as questões levantadas serão registradas. Post-its são excelentes! Agrupe-os por chapéu.

O objetivo deste chapéu é combinar previamente o processo que governará a reunião. Pode acontecer deste chapéu ser usado novamente ao final da reunião, geralmente com um foco conclusivo.

Chapéu Vermelho

Aqui falamos de sentimentos e emoções com conotações negativas. É comum emergirem questões muito pessoais nesta etapa, como: medos, angústias, dúvidas, desconforto. Geralmente as frases são apresentadas na forma:

  • Eu me sinto frustrado quando preciso fazer um CSS com suporte ao Internet Explorer;

Este chapéu é muito bom para quebrar o gelo, pois quando alguém diz o que sente, não é possível classificar se sente certo ou errado. Apenas sente-se.

Chapéu Branco

Este é o chapéu neutro. Surgem aqui eventos, fatos, dados e informações. Levantamos questões concretas como:

  • É dado que o aluguel custa R$ 1000,00;
  • É fato que a execução dos testes dura 2 minutos;
  • É fato que o Internet Explorer tem 10% menos usuários hoje do que no mês passado;

Chapéu Amarelo

Este é o chapéu do otimista. Sentimentos e pontos positivos devem ser levantados quando usamos este chapéu:

  • É ótima a união da equipe;
  • É muito bom que o sistema está coberto por testes;
  • É ótimo ter máquinas de pair programming;
  • É ótimo que os navegadores de verdade estão ganhando mercado;

Chapéu Preto

Este é o chapéu que aponta riscos, problemas e ameaças. É aqui que você fala:

  • É um problema uma aplicação Web 2.0 ter que suportar o Internet Explorer;
  • É um risco depender do código proprietário de um fornecedor;

Chapéu Verde

Brainstorm, idéias, sugestões e alternativas são palavras que pertencem à este chapéu. É aqui que começa a surgir a luz no fim do túnel. Neste momento não existe certo ou errado. Toda idéia é válida. Não se critica nada por aqui:

  • Abandonar o suporte ao Internet Explorer;
  • Mudar para um escritório mais barato;
  • Trabalhar remoto para não precisar pagar aluguel;

Concluindo a Reunião

Se você seguiu as dicas que deixei no chapéu azul, neste momento você terá um monte de post-its agrupados pelo chapéu que o originou. Muito provavelmente, será possível constatar a presença de um mesmo tema em vários chapéus.

Para organizar uma visão consolidada do que foi pontuado, use hidrocor ou canetas coloridas para sinalizar nos post-its em que chapéu determinada questão foi levantada. Para o chapéu branco, a dica é usar liquid paper. ;-)

Em seguida, leia cada um dos post-its perguntando: A qual tema pertence esta questão? Seguindo o exemplo usado nos chapéus acima, podemos identificar um tema “Internet Explorer” ou “Desperdício na Produção de Sites”. Utilize um post-it grande para registrar o título do tema e agrupe as questões nele.

Não há regra para definir a granularidade dos temas. Varia de acordo com a necessidade e o bom senso do grupo. No entanto é importante evitar Big Design Up Front para ter um bom resultado na organização dos temas. Por isso é fundamental descobrir os temas ao indagar cada uma das questões.

[]‘s!